バックオフィスの世代交代（２/３）

前回、バックオフィスの『世代交代を戦略的に行うため』には、「業務の５Ｓ」と「業務の棚卸」が重要だと書きましたが、今回はその内の「業務の棚卸」について、説明していきたいと思います。

まず「業務の棚卸」とは何か？ですが･･･。

至極、簡単です。

総務・経理内で行っている全ての業務を文書として出すことです。

文書と言っても、ほと細かくレポート用紙などにまとめる必要はありません。

メンバー全員に、５Ｗ１Ｈの内の３つを箇条書きで書き出してもらいます。

「誰が」「何の仕事を」「いつ」行なっているか･･･だけで十分です。

「いつ」についてはさほど具体的に書かず、毎日・週１、月１、年１、突発の４つに分ければ良いでしょう。

それを短冊状に切り分けて、種類ごとに分けます。

中には、「誰が」が違うだけで同じ仕事をしている場合があります。

（こういった状態を、ダブルジョブやトリプルジョブといいます。）

そういった短冊はホチキスやクリップで１まとめにしておきます。

この短冊づくりのポイントは２つです。

この短冊をまとめる作業を、１人（管理職）で行わずメンバー全員で行う･･･ということです。

そうすることで全員が、自分以外のメンバーがどんな仕事をしているのか、改めて認識し合うことができるからです。

もう１つのポイントは、打ち合せにルールを設定することです。

オススメのルールですが･･･どの仕事も「仕事そのものを否定しない」「実行している理由を否定しない」です。

他にも設けると良いルールはありますが、多くても５つぐらいまでが良いでしょう。

（このルールについては、また別の機会に詳しく話したいと思います。お楽しみに。）

さて、基本的には「業務の棚卸」については、概ねこれで終わりです。

実際にこの作業にかかる時間ですが、個々に自分の抱えている仕事を全て出してもらい（この時に既に短冊状になるようなフォーマットにしておくとより良いです）短冊をまとめるまで、１週間もあれば十分です。

注意点が一つ。

バックオフィスは、月や週、年の中で異常なまでの繁忙時期があることです。

この時をうまく避けて（もしくは、そちらを優先しつつ）、作業を進めるようにして下さい。

ルーチンに影響が出てしまっては本末転倒ですからね。

さて次回、『業務の棚卸』の次のステップ『業務の５Ｓ』について解説したいと思います。