バックオフィスの世代交代（３/３）

前回は、バックオフィスの『業務の棚卸』についてご紹介させていただきました。

今回は、『業務の５Ｓ』についてです。

５Ｓそのものについては、以前も当ホームページにて紹介させていいただいたので、そちらをご覧いただければ幸いです。【バックオフィスの５Ｓ】

さて、『業務の５Ｓ』とはどういいったことをするのか･･･。

通常の５Ｓ同様、整理・整頓・清掃・清潔・躾をします。

まず整理です。

これは、重要性と専門性の観点で、業務の棚卸で作成した短冊をマトリックス分類をします。

それぞれのマスに振り分けられた短冊について、重要性の低いものについて不要かどうかを判断します。

ここでのポイントは『思い切り』です。

重要でないならば、その業務は行わないことにしてしまいましょう。

続いて整頓です。

整理され残った業務の内、まず専門性の低いものについて着目します。

専門性が低いにも関わらず、実施している担当が固定されている場合、誰でも出来るようにします。

これは、業務の汎用性を高めることになります。

専門性が低いのであればマニュアルも必要なく、すぐに誰もができるようになるでしょう。

反対に専門性の高い業務については、実施している方が固定せざるを得ない状況にあります。

こちらは、従事している方に業務をしつつ、簡単なトラブル対応方法（連絡先など）や簡易マニュアルを作成してもらいます。こうすることでリスクがヘッジされ、もしもの場合の備えができます。

清掃は、整頓した業務について、専門性の低い業務が全員できるようになっているか、専門性の高い業務のリスクヘッジが進んでいるか、進捗を管理することです。

清潔は、これらの業務について合理化と効率化を図ることです。

これはバックオフィスに限らずですが、仕事は常にこのことを意識し、より質の高いものへと向上させていきます。

そうすることで企業の利益は拡充され、従業員を始め全てのステークホルダーへ返還される原資となるからです。

最後に躾ですが、これは整理・整頓・清掃・清潔をルーチンワークとして継続させることです。

よりよい仕事をし、最高の成果を出すために重要なのは『継続』することです。

一度の活動で得られる成果を、永久に繰り返し、加えてより良いものへと成長させていけば、おのずと企業全体が育ち、いつしか文化になります。

バックオフィスの『業務の棚卸』『業務の５Ｓ』を限りなくルーチンワーク化できれば、世代交代に問題となっていた、職人技はほとんどなくなっているでしょう。

あとは、マネジャーとして素質のある人材に、マネジメントの知識の習得と経験の構築を、計画的（戦略的）に行えば、バックオフィスの世代交代は必ずうまくいくでしょう。

これから、総務・経理のバックオフィス部門において、世代交代を懸念されている企業様がおられましたら、ぜひともこれらを実行してみて下さい。

バルバライズは、バックオフィスの世代交代問題についても、ご相談を受け付けております。

まずは、お気軽にご連絡下さい。