事務部門の仕事は「早く、正確に、ラクして簡単に」①

今回から５回に渡り、事務部門（バックオフィス）の仕事の生産性向上について、【事務部門の仕事は「早く、正確に、ラクして簡単に」】を主題とし、お伝えしていきたいと思います。

皆様の会社の事務部門の仕事改革のヒントとなれば幸いです･･･。

総務・経理にとどまらず、事務部門の仕事はルーチンワークを主体としており、単調なものがほとんどです。

しかしながら、その種類は非常に多く、突発対応など含めると、実際にはいくつあるのか分からないほどです。

業務マニュアルがある企業様もおられますが、実際にそのとおりに全ての仕事がこなせないのが実状です。

「会社からは残業を減らすように言われるけど、量が減らないのにどうすればいいんだ？」

「やってるそばから次の仕事が入ってくる状態で、終わりが見えない･･･。」

「どの仕事も期日が押し迫っていて、とにかく力技で終わらせるしかない。」

これらは、ご相談時によく伺うお話です。

そして、経営者が求めるバックオフィスの生産性向上に対し、実務者からは反発が出るのが常です。

さて、では視点を少し変えて･･･。

仕事の生産性を図る単位として、法定労働時間（１日８時間：詳しいことは厚労省のＨＰや、お近くの社労士の方にお伺いしてみて下さい）を基準とすることがあります。

この８時間の間にこなせる仕事の量と質について、よりよいパフォーマンスをあげることが『生産性の向上』になるわけです。

しかし実際の現場では、仕事を数多くこなす量の方を優先し、高度な内容を突き詰める質の方については、おざなりになっている傾向があります。

前述の『相談時によく伺うお話』の内容は、このことを顕著に表しています。

（実のところ、質に対する相談はほとんどありません。）

この実態から、バックオフィスの生産性を上げていくためには、まず仕事量を低減（削減）するところから進めていくことで、実務者の理解を得ていくことが重要となります。

伝わりやすいところ、分かりやすいところをベースに始めることで、浸透力が増していきます。

ところで、実際に仕事量を減らすことは可能なのでしょうか？

答えは『可能』です。

これについては、過去のコラム（バックオフィスの５Ｓ）をご覧いただければと思います。

しかし、仕事量を減らすことは可能だとしても、その数が極端に減ることはありません。

ここで量の考え方を仕事の数ではなく、仕事をする時間に変えます。

ポイントは『早く、正確に、ラクして簡単に』です。

次回、仕事量の削減・低減について、少し踏み込んでお話しさせていただきます。