事務部門の仕事は「早く、正確に、ラクして簡単に」②

前回は、仕事の量と質についての考え方について、お話しさせていただきました。

今回は、仕事量の削減・低減についてお話しさせていただきます。

前回の最後に、

　・仕事量を減らすことは可能

　・その数が極端に減ることはない

　・仕事の「量」について、考え方を「数」ではなく、「時間」に変える

　・ ポイントは『早く、正確に、ラクして簡単に』

と、お伝えいたしました。

まず、量を減らすことについて･･･。バックオフィスの５Ｓを行い、ダブルジョブとなっている仕事、やらなくてもよい仕事などを物理的に減らすことがこれにあたります。

当然、不要な仕事がなくなるので、本来すべき仕事に時間を費やせるため有効的です。

しかし、現在行っている仕事は、必要であるから実施しているものが大半です。

また、担当者が不要と思っていても上司や経営者が必要と判断すれば、やはりこれまでどおり実施していくことになります。

このことから、実質的に仕事量が減ることは稀であり極端に減ることはありません。

ではこの『量』について、考え方を「数」から「時間」に変えたとしたらどうでしょう？

例えば･･･今まで２時間かけていた業務を、その半分の１時間、更に半分の３０分で完了させるという考え方です。

仕事の数を減らすことは容易ではありません。それに対し、１つ１つの仕事にかかる時間を減らすことは、創意と工夫をもって行うことで実現可能です。

仕事量を数だけでなく、それに紐付く時間を合わせた視点で見ることで、点や線ではなく面で捉え、改善へと向かわせます。

その手法の一つとして、システム導入は大変有効で効果も高いです。

現在は、事務作業を合理化、効率化させる支援システムが多種多様に存在しています。

余談ですが、今、これに関連する市場がとても活気に満ちており、今後の成長分野と言われています。各メディアでも日々、取り上げられていますので、目にした際はご覧になってみて下さい。

ネットワークの高速化、ビッグデータの活用、異業種間の情報共有、ＡＩの高度化により、これまで人が知識と経験で行っていた仕事を、ロボットやプログラムが一部では完全自動で、また大半において半自動的に行えるようになってきています。

ただし、システムを導入すれば、その瞬間から魔法のように業務が効率的に行われるわけではありません。

やはり、最大限のパフォーマンスを発揮させるには、事前の準備と定期的確認が必要です。

これさえしっかり構築させておけば、事務部門の業務効率は格段に上がります。

さて次回ですが、システム導入に伴う『準備』と『定期的確認』について、お話しさせていただきたいと思います。