事務部門の仕事は「早く、正確に、ラクして簡単に」④

前回は、仕事の時間の改善に関し、有効的で効果の高いシステムの導入時の『準備』と『定期的確認』について、お伝えいたしました。

今回ですが、実際に導入するシステムについてお話ししたいと思います。

多種多様な業務支援システムが次々とリリースされています。

システム導入が有効的なのは分かっていても、どのシステムをどう使えば良いのか…悩まれている方も沢山おられるのではないでしょうか？

そもそもどんなシステムがあるのか…今回はその辺りをお話ししたいと思います。

※　以下の業務支援システムに関する記述ですが、当社の事業スタイル、ご提供しているサービスに準じ、当社独自の考え方によるものとなっております。

　　同様の内容に触れた、他の方々との相違などについてはご容赦下さい。

１）　マイクロソフトofficeシリーズ（自作、フリーソフト）

事務作業を行う上で必須となっているofficeソフト。

特にwordとExcelについてはできて当然となっています。

特にExcelについては、関数による表計算機能を使用することで作業の効率化が図れるため重宝されています。

Excelを使用する上で欠かせないのが『関数』ですが、皆さんはどのくらいこれを有効的に使用していますか？

もちろん、数多く使用できるに越したことはないのですが、それよりも的確に使用していることが重要です。

合計や平均などは分かりやすいものですが、文字列の操作や特定のデータを抽出などに関するものなども使えると、より難度の高い計算作業があっという間に完了します。

加えて、マクロやビジュアルベーシック（ＶＢＡ）を合わせ技として使用すれば、まるで市販ソフトのような動きをしたりして、作業効率が飛躍的に向上します。

覚えて損はないのでぜひトライしてみて下さい。

Excelに関しては、先駆者の方々がネット上で惜しげもなく知識や技術を講評して下さっています。

場合によってはフリーソフトとして配信もしてくれています。

『学ぶより真似ろ』

これも業務効率の向上の決まり事です。

どんどん活用させていただきましょう。

2）　クラウドサービス

こちらについては、実際に使用されている方も多いのではないでしょうか？

これまで業務支援ソフトと言えば、ＣＤやネットからＰＣへダウンロードして使用するのが当たり前でした。

それに対し、クラウドサービスはインターネットを介し、サービスを提供する企業のサーバーへアクセスすることで使用できます。

膨大なデータや複雑なプログラムは社外にあるため、大容量のＰＣやサーバーが必要ありません。

また、法改正によるプログラムの変更も、提供企業が自社内で行ってくれるので、利用者が手を煩わせることもありません。

ネット回線の高速化や、サーバーの演算能力の向上などから、現在提供されるシステムの主流となってきました。

また、各社のクラウドサービスはAPIにて連携出来るものもあります。

ネットバンクから入出金データを読み込み、会計ソフトにて自動取込後、帳簿への記帳まで行う･･･といったことができるのはこのためです。

クラウドサービスについては料金が安価なのも特徴の一つです。

これらは無料体験ができるものがほとんどです。

『悩むくらいなら触ってみる』

自社の業務にマッチするものがないか、色々試してみて下さい。

3）　ＲＰＡ（ロボティック・プロセス・オートメーション）

最近、システムの話になると、ＩＴ、ＡＩ、ビッグデータというキーワードに加えて、『ＲＰＡ』という言葉を耳にされることが多いのではないでしょうか？

正式名称は『ロボティック・プロセス・オートメーション』と言います。

これはＰＣ内のロボット（プログラム）により、あらゆるＰＣ作業を自動化させるものです。

各企業がベンチマークになろうと、業界内では技術と価格の両面から競い合っているものです。

具体的に何をしてくれるのか…。

例えば、予めスキャナーによりＰＤＦで取込んでおいた伝票の中身を自動で読み取り、更にクラウドサービスの商品管理システムへ自動で入力する…といったことや、得意先からメールで送られてきたExcelデータを自動で読み取り、社内で作成した別のExcelへ取り込ませる…といったことができます。

これまでは人が目視して手で入力したり、Excelを加工したりして行っていた作業を、ロボット（プログラム）が高速で誤りなく行ってくれるのです。

また、ＲＰＡは３段階での発展が想定されており、現在はまだ発展の途中となっています。

①　人に成り代わり同じ作業を行う

②　より良いプロセスを分析・構築することで、大量・高速処理を行う

③　人への多様な提案、更には特異な提案までをする

今、最も最先端なものは、②と③の間くらいと言われています。

今後、クラウドサービスにて広く普及されるシステムではありますが、現段階ではとても高価なものです。

展示会などで見たり触れたりする機会がありましたら、ぜひ体験してみて下さい。

さて、今回は業務を支援してくれるシステムツールについて紹介させていただきました。

専門的な内容もあり、分かりにくかった箇所もあると思いますが、ご容赦下さい。

ご紹介した内容については、各地で開催されるセミナーや展示会などで、もっと深い内容を知ることができると思います。

出来る限り時間を割き参加されることをお勧めいたします。

上手に活用すれば、これほど優秀な味方はいませんので･･･。

さて次回は、主題となっている『事務部門の仕事は「早く、正確に、ラクして簡単に」』の本質についてお話しさせていただきたいと思います。